Semplificare la gestione dei gruppi di lavoro con le Google Apps

Pubblicato: 17 aprile 2012 in Web e dintorni
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Teamworking e gruppi di lavoro

GMail è  la top choice come client di gestione della posta elettronica. G+ sta sgomitando in un corpo a corpo feroce con Facebook e Twitter – non senza qualche difficoltà -, puntando sull’integrazione dei contenuti condivisi nei risultati del motore di ricerca, la cosiddetta social search.

La Grande Madre Google  ha partorito negli anni parecchi altri figli, rimasti un po’ nell’ombra, ma ugualmente meritevoli di considerazione. A dispetto delle operazioni di raccolta e tracciamento dei dati personali, che hanno scatenato polemiche sulla gestione e la tutela della privacy, Google mette a disposizione dei tool davvero performanti.

Si tratta di una suite di applicazioni gratuite che chiunque, registratosi con un account personale, può utilizzare. Avendole utilizzate in prima persona, ne ho apprezzato la validità, soprattutto nella gestione collaborativa di un progetto. Non ti nascondo che più di una volta mi hanno fatto risparmiare tempo prezioso e.. stress da ufficio! 😉

1# GOOGLE DOCUMENTI

E’ un’applicazione di editing di testi che risolve molte delle limitazioni dei supporti fisici: chiavette USB, pile di carta, floppy-disk.. no vabbé ora non esageriamo! 😀

A molti sarà capitato di lavorare su un medesimo documento – un file di testo, foglio di calcolo o presentazione – insieme a colleghi o collaboratori. Spesso coordinare più contributi e più voci diventa dispersivo. Ricorrere al passaggio di informazioni su supporti fisici o attraverso uno scambio di email non è sempre la soluzione migliore.

Con Google Documenti hai a disposizione un archivio condiviso di informazioni, ai quali l’utente ha accesso con diversi “gradi” di visibilità e intervento. Il servizio fornisce 1GB  di spazio per

  • trasferire file da e verso il proprio computer
  • lavorarli in locale e poi salvarli attraverso un sistema completamente cloud-based
  • condividere documenti con altri utenti attraverso cartelle, e apportarvi modifiche, anche nello stesso momento
  • visualizzare la cronologia delle revisioni (versioning)
  • pubblicarli come pagina web ed eventualmente scaricarli sul proprio pc nei più comuni formati

Google Docs LogoGoogle Documenti prevede tre gradi di visibilità: proprietario, collaboratore e visitatore.

  • Il proprietario crea il documento e invita altri utenti a condividerlo, può apportarvi modifiche in qualsiasi momento, anche eliminarlo
  • Il collaboratore visualizza il documento, può apportare modifiche, a sua volta invitare alla condivisione ma ha un margine d’intervento inferiore, ad esempio non può eliminare il documento
  • Il visitatore, infine, ha una sorta di permesso in “sola lettura”

Provo a farti degli esempi di situazioni in cui Google Documenti é.. vitale!

  1. Hai lavorato per settimane alla presentazione da sottoporre al cliente, ma all’ultimo dimentichi la chiavetta USB sulla scrivania. Nessun problema: con una connessione ad Internet ti colleghi al tuo account Google e in pochi secondi recuperi la presentazione in Google Documenti. Figura di cacca evitata! 😛
  2. Devi ultimare un progetto insieme a dei colleghi ma, visti i tempi di scadenza, c’é bisogno di lavorare a più mani. Google Documenti ti dà la possibilità di effettuare modifiche in tempo reale, anche se i collaboratori si trovano dislocati in città differenti. Se hai bisogno di ricostruire le modifiche effettuate, consulta la “Cronologia Revisioni”.
  3. E senza connessione ad Internet? Google ha by-passato questo problema, rendendo disponibile offline l’archivio di Google Documenti con il plugin Google Gears con l’aggiornamento dei file API per HTML5. [Grazie a Marcolino per la segnalazione].

Per iniziare, collegati al tuo account GMail. Nella barra superiore, tra le opzioni disponibili, clicca su Documenti. Ora puoi iniziare a creare o a caricare tutti i file o le cartelle che desideri, scegliendo se renderle private – visibili a te soltanto – o condivise. Tramite il menù di sinistra, organizzi i tuoi file in raccolte, e visualizzi quelle che altri utenti hanno condiviso con te come Collaboratore o Visitatore. Puoi effettuare una ricerca tramite il motore interno, inserendo le keywords nella parte superiore della pagina.

Se possiedi anche un profilo in G+, ora hai la possibilità di condividere i file salvati in Google Documenti attraverso gli hangout (videoconferenze con altri utenti). Per una visione globale di tutte le funzionalità di Google Documenti, ti rimando alla pagina di supporto ufficiale di Google.

2# GOOGLE MODULI

Disponibile all’interno di Google Documenti, Moduli permette infatti di creare dei sondaggi pubblici, facilmente integrabili in ambiente web. Scelti titolo e descrizione del sondaggio, iniziamo ad inserire le domande di nostro interesse. Sono parecchie le tipologie di risposte tra cui scegliere:

  • Testo (risposta aperta breve)
  • Testo del paragrafo (risposta aperta lunga)
  • Scelta multipla (spunta una sola delle risposte disponibili)
  • Caselle di controllo (spunta o più delle risposte disponibili)
  • Scegli da elenco (le risposte compaiono cliccando su un menù a tendina)
  • Ridimensiona
  • Griglia

Compilati i campi richiesti, spuntiamo la casella “Rendila una domanda obbligatoria”: in questo modo l’utente avrà l’obbligo di rispondere alla domanda, altrimenti proseguirà nella compilazione del questionario.Scegliamo l’ordine in cui le domande appariranno trascinando i box ed eventualmente inserendo delle “Interruzioni di pagina” cliccando nel menù a tendina in alto a sinistra, alla voce “Aggiungi Elemento”.

E’ possibile inviare il modulo tramite email oppure incorporarlo in un sito web, tramite un codice di embed. Salvato il modulo, in Google Documenti troverai un foglio di calcolo (Google Spreadsheet) con la matrice di tutte le domande e risposte: il foglio di calcolo si aggiornerà automaticamente ogni qualvolta un utente risponderà al sondaggio. Terminata la compilazione, potrai estrarre e comparare i dati, creare grafici sulla base delle risposte date, ed esportare i dati in foglio Excel. Avrai così una panoramica istantanea della survey, che ti aiuterà a prendere la decisione migliore per il tuo progetto di lavoro.

3# GOOGLE CALENDAR

Una delle migliori applicazioni web 2.0 per la calendarizzazione degli appuntamenti. Gradita soprattutto all’utenza business, é in realtà utile a chiunque. Calendar permette di gestire calendari multipli, sovrapponendo i propri impegni personali con quelli di colleghi e clienti, e differenziandoli con colori diversi.

Google Calendar dà la possibilità di condividere il proprio calendario, o parte di esso, con le persone che collaborano con noi, mostrando l’intera descrizione dell’impegno, oppure soltanto lo stato d libero/occupato. La perfetta integrazione con le altre applicazioni Google, come Documenti e Gruppi, mette a disposizione dell’utenza una piattaforma web-based intuitiva, veloce, che migliora visibilmente l’efficienza dei gruppi di lavoro.

A Google Calendar si accede loggandosi al proprio account GMail, e cliccando “Calendar” nella barra superiore, accanto alla voce “Documenti”

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commenti
  1. foxykid83 ha detto:

    Grazie della segnalazione Marco, a volte qualche svista nelle varie ricerche può capitare. Al più presto rettifico all’interno dell’articolo! 😉
    Come dicevi tu, i formati di Google Docs non sono il massimo, però fortunatamente l’applicazione ti lascia la possibilità di mantenere il formato originale. Quando ho iniziato a usarlo, ho pensato fosse una cavolata, in realtà più lo scoprivo e più vedevo che risolveva un sacco di problemi a livello “logistico” e gestionale. 😀

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